Ausgewählte Praxisfragen zur E-Rechnungspflicht

Am 1. Januar 2025 ist in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte in Kraft getreten. Unternehmen sind seitdem verpflichtet, ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Während die neuen Regelungen eine einheitliche und digitale Rechnungsstellung ermöglichen sollen, werfen sie in der Praxis zahlreiche Fragen auf.

Das Bundesfinanzministerium hat hierzu bereits am 15.10.2024 ein Schreiben veröffentlicht, um einige Praxisfragen vorab zu beantworten (BMF, Schr. v. 15.10.2024 – III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, DOK 2024/0883282):

Sämtliche Angaben in diesem Text wurden dem vorgenannten BMF-Schreiben entnommen. Auf eine weitere Quellenwidergabe wird daher verzichtet.

1. Umfang einer E-Rechnung: Leistungsdatum als Pflichtbestandteil und Anhänge

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) betont in seinem Anwendungsschreiben zur E-Rechnungspflicht, dass sämtliche umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben direkt im strukturierten Datensatz der Rechnung enthalten sein müssen. Die damit verbundene Rechtsänderung ist nicht zu unterschätzen: Früher war es durchaus möglich, auf andere Dokumente oder Anhänge Bezug zu nehmen; z.B. konnte zur konkreten Benennung des Leistungsdatums einfach auf den Lieferschein Bezug genommen werden.

Die E-Rechnungspflicht soll im Wesentlichen eine einfache elektronische Überprüfung der Rechnungsangaben ermöglichen. Dem würde es widersprechen, wenn sich alle Rechnungsangaben nicht in der Rechnung wiederfinden würden, sondern nur über (u.U. komplexe) Verweise auf andere Dokumente rekonstruieren ließen.

Das bedeutet:

• Leistungsdatum muss in der Rechnung selbst enthalten sein: Ein Verweis auf einen Lieferschein reicht nicht mehr aus.

• Alle Pflichtbestandteile müssen direkt in der E-Rechnung stehen und dürfen nicht aus einer Gesamtheit mehrerer Dokumente zusammengesetzt werden.

• Die Pflichtbestandteile betreffen auch eine hinreichend genaue Leistungsbeschreibung.

• Anhänge dürfen nur ergänzende Informationen, bspw. Stundenaufzeichnungen enthalten.

Diese Anforderungen bedeuten für Unternehmen eine Umstellung der Rechnungsprozesse, da sie sicherstellen müssen, dass alle Pflichtbestandteile korrekt im strukturierten Datensatz enthalten sind.

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2. Verträge und Dauerschuldverhältnisse

Bislang konnten Verträge als Rechnung fungieren, wenn sie alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthielten. Dies ist ab 2025 nicht weiter möglich; vielmehr soll hier für den ersten Vertragszeitraum (bspw. für den ersten Monat eines Mietvertrages) eine E-Rechnung ausgestellt werden, aus der sich dann ergeben soll, dass ein Dauersachverhalt vorliegt. Dazu könne der Vertrag als Anhang zur Rechnung mitübermittelt werden.

Eine wichtige Ausnahme gilt allerdings für Altverträge. Hier ist nach BMF eine erneute Ausstellung des Vertrages nicht notwendig. Ändern sich allerdings Inhalte des Vertrages (bspw. infolge einer Mieterhöhung), dann sind wieder diejenigen Anforderungen zu erfüllen, wie für einen Neuvertrag (d.h. für den ersten Zeitraum ist eine E-Rechnung auszustellen mit der Angabe, dass ein Dauersachverhalt vorliegt).

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3. End- und Restrechnungen

Auch bei End- und Restrechnungen ergeben sich Änderungen. Bislang erlaubte die Rechtslage die Endabrechnung (bei erhaltenen Vorschüssen) bzw. von Restabrechnungen (bei vorangegangenen Teil-Abrechnungen) zwei Wege: Entweder es wurde der vollständige Rechnungsbetrag berechnet, von dem Anzahlungen oder Teilzahlungen – inkl. darin bereits enthaltener Umsatzsteuer – offen abgesetzt wurden. Oder es wurde nur der offenbleibende Restbetrag geltend gemacht.

Das BMF weist darauf hin, dass das CEN-Format derzeit keine standardisierte Erfassung von Vorschüssen / Vorzahlungen im strukturierten Datensatz erlaubt. Bis Ende 2027 empfiehlt das BMF daher, ausschließlich auf Restrechnungen auszuweichen. In der Praxis dürfte das nicht selten Probleme verursachen. Als Alternative erlaubt das BMF bis Ende 2027, die Verrechnung der Anzahlungen übergangsweise in einem unstrukturierten Anhang darzustellen. Wie nach 2027 mit der Problematik umzugehen ist, wenn bis dahin die technischen Einschränkungen des E-Rechnungsformates noch nicht behoben wurden, beantwortet das BMF nicht.

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4. Rechnungsberichtigungen

Bei unrichtig ausgestellten Rechnungen war es bislang gängige Praxis, die fehlenden Rechnungsangaben an den Geschäftspartner unter bloßer Bezugnahme auf die vorigen Rechnungen zu übermitteln. Diese Praxis dürfte mit der E-Rechnungspflicht unzulässig werden. Insoweit ist zu beachten, dass die Rechnungsberichtigung ihrerseits grds. den Anforderungen einer E-Rechnung zu genügen hat, womit sämtliche Pflichtangaben im selben elektronischen Dokument vorhanden sein müssen.

Im Übergangszeitraum beanstandet das BMF für Rechnungen, die noch nicht als E-Rechnung ausgestellt wurden, es allerdings nicht, wenn die Berichtigung nach den bisherigen Regelungen erfolgt.

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5. Vorsteuerabzug

Die wesentlichen Hintergründe der E-Rechnungspflicht finden sich aber tatsächlich im Vorsteuerabzug. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass eine formal und materiell korrekte Rechnung vorliegt. Das BMF bestätigt, dass angesichts der neuen E-Rechnungspflicht eine Rechnung nur dann formal und materiell korrekt ist, wenn die E-Rechnungspflichten vollumfänglich erfüllt wurden.

Für Leistungen, die der E-Rechnungspflicht unterliegen, aber nicht korrekt als E-Rechnung ausgestellt wurden, ist daher grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich.

Die entsprechenden Ausführungen des BMF sind durchaus überrauschend, auch weil der EuGH in der Vergangenheit entschieden hat, dass formale Mängel allein nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen dürfen, wenn die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind. Inwieweit das BMF seine Haltung hier abmildert, ist abzuwarten.

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6. Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen gilt auch für E-Rechnungen. Die Anforderungen an Echtheit, Unversehrtheit und maschinelle Auswertbarkeit sind besonders hoch:

• Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden, auch wenn sie für die interne Verarbeitung konvertiert wurde.

• Bei hybriden Formaten (z. B. PDF + XML) reicht es aus, wenn der strukturierte maschinell auswertbare Datensatz archiviert wird.

• Jede nachträgliche Änderung muss nachvollziehbar sein, d.h. die Dateien müssen in einem revisionssicheren Archiv liegen.